Neuvoja ostajalle

Vaivattomin tapa aloittaa yhteistyö on ottaa suoraan yhteyttä suunnittelijaan, pyytää tältä kustannusarvio ja tehdä työstä tilaus. Asiakas määrittelee itse valintakriteeristön. Suunnittelijan työnäytteet, kollegan suositus, tyyli, hintataso tai toimiva vuorovaikutus voivat olla riittäviä valintaperusteita – yhdessä tai erikseen.

Julkisella sektorilla mahdollisuudet ovat rajatummat. Useimmiten tarve kilpailuttamiselle syntyy jos tarjolla olevan työtehtävän kustannukset ylittävät hankintalain määräämän tason. Tässäkin tapauksessa on mahdollista tehdä suora tilaus ns. “taiteellisin perustein”. Työstä tehdään sopimus, jonka jälkeen suunnittelu ja toteutus voi alkaa.

Suomessa on laaja osaajaverkosto. Suunnittelijoiden verkkosivuihin tutustuminen auttaa hahmottamaan toimialaa. Vertailu vaatii työtä; muista erottuakseen alan toimijat voivat kertoa itsestään hyvin erilaisin tavoin. Hyvän suunnittelijan voi löytää myös keskustelemalla viestinnän ammattilaisten kanssa tai selailemalla vuosittain parasta suomalaista graafista suunnittelua ja mainontaa palkitsevan Vuoden Huiput -kilpailun vuosikirjoja.

Suunnittelijoiden aiemmat työt kertovat paljon heidän soveltuvuudestaan tehtävään. Useat lähettävät mielellään töitään näytille helpottaakseen päätöksentekoa. Työnäyte (esim. julkaisu) saattaa kuitenkin olla ainoa jäljellä oleva kappale ja siten erittäin arvokas suunnittelijalle.

Kun mahdollisia suunnittelijoita on valikoitunut sopiva määrä, kannattaa jokaisen kanssa sopia erillinen tapaaminen. Määrän rajaamisessa voi auttaa yksinkertainen pohdinta ”ehdinkö tapaamaan 5 vai 15 suunnittelijaa?”. Tapaamisten perusteella valitaan ne suunnittelijat joilta pyydetään kustannusarvio työn toteuttamisesta.

Kustannusarvioiden tekeminen vaatii aikaa ja perehtymistä. Jotta suunnittelija voi antaa työstään vertailukelpoisen arvion, täytyy asiakkaan antaa riittävän seikkaperäinen selostus suunnittelutehtävästä.

Julkisella sektorilla toimivilla asiakkailla voi olla lisäksi muita vaatimuksia, kuten selvitys edellisten tilikausien tuloksista ja luottokelpoisuudesta. On joka tapauksessa tärkeää, että valintakriteeristö painotuksineen käy selvästi ilmi. Mikäli kriteeristöä halutaan muuttaa kesken prosessin, on kaikille kustannusarviovaiheessa mukana oleville annettava mahdollisuus vastata uudistuneisiin toiveisiin.

Kun on tutustunut hyvin suunnittelijoiden käden jälkeen, vuorovaikutuksen sujuvuus on tapaamisissa testattu ja kustannusarvion avulla saatu selvyys hintatasosta, on päätöksenteko helpompaa. Kun suunnittelija on valittu, työstä tehdään sopimus, jonka jälkeen suunnittelu ja toteutus voi alkaa. On hyvien tapojen mukaista antaa kaikille valintaprosessiin osallistuneille kirjallinen selvitys valintaperusteista.

Suunnittelijan löytämiseksi voi järjestää myös suunnittelukilpailun. Hyvin järjestetty kilpailu palvelee asiakasta ja samalla kehittää suunnittelualaa positiivisella tavalla. Grafia suosittelee, että kilpailun avulla löydetyn suunnittelijan kanssa tehdään sopimus työn toteuttamisesta.

Kilpailu on kustannuksiltaan usein suoraa tilausta kalliimpi ja aikaa vievempi vaihtoehto. Hyödyt voivat olla kustannusten arvoisia; kilpailun avulla saatetaan löytää erinomainen ratkaisu – sekä suunnittelijakumppani, jonka kanssa parhaimmillaan alkaa pitkä yhteistyö.

Kilpailuun osallistuvien kuuluu tietää, ketkä tekevät lopullisen valinnan ja millä kriteeristöllä. Selkeästi määritellyt tavoitteet tuottavat parempia ehdotuksia.

Kilpailun tuomaristoon kannattaa valita asiakkaan päätöksenteosta sekä viestinnästä vastaavia ihmisiä. Jotta lopputulos on laadullisesti korkeatasoinen, tuomaristoon tulee kutsua myös ulkopuolinen, ansioitunut suunnittelija. Grafia voi auttaa kilpailun järjestäjää suunnittelijan löytämisessä.  Ulkopuolisten tuomareiden korvaus työstään on noin kolmannen palkintosumman verran.

Myös kilpailussa hävinneillä osapuolilla on tekijänoikeudet omiin töihinsä. Mikäli asiakas haluaa käyttöoikeudet kilpailun aikana tehtyyn työhön, asiasta täytyy sopia erikseen.

Kilpailuista on olemassa kaksi erilaista mallia: Kutsukilpailu ja Avoin suunnittelukilpailu.

Nimensä mukaisesti kutsukilpailuun pyydetään muutama suunnittelija tekemään ehdotus luovasta ratkaisusta. Päätös suunnittelijakumppanista tehdään näiden ehdotusten perusteella.

Kutsukilpailun järjestämisessä kannattaa huomioida kutsuttavien suunnittelijoiden / suunnittelutoimistojen resurssit suhteessa kyseessä olevan työtehtävän laajuuteen. Kilpailuun mukaan kutsuttavien valinnassa voidaan käyttää kohdissa I & II esiteltyjä keinoja. Jokaisen osallistujan kanssa kannattaa sopia tapaaminen, jossa käydään läpi kilpailun tavoitteet ja tarpeet. Jotta lähtöasetelma on kaikille osallistujille samanlainen, on heille tarjottava yhtenäiset mahdollisuudet tavata asiakas.

Kutsukilpailussa jokaiselle osallistuvalle on annettava tehdystä työstä samanarvoinen korvaus. Palkkion suuruus suhteutetaan tehtävään, johon suunnittelijoilta pyydetään ratkaisua. Grafia auttaa mielellään palkintojen ja palkkioiden määrittelyssä. Jotta kustannukset eivät nouse asiakkaalle kohtuuttomiksi, ehdotus kannattaa tilata vain noin kolmelta, tai enintään viideltä, suunnittelijalta. Kun suunnittelija on valittu, työstä tehdään sopimus, jonka jälkeen suunnittelu ja toteutus voi alkaa.

Suunnitteluratkaisua voidaan etsiä julistamalla avoin kilpailu tarjolla olevasta työtehtävästä. Hyvin toteutettuna tämä kilpailumuoto kannustaa uusia luovia kykyjä osallistumaan. Osallistujat voidaan rajata työtehtävän vaatiman ammatin tai koulutuksen mukaan – tai kilpailu voi olla avoin koko kansalle.

Osallistujien rajaus, palkinnon suuruus ja tuomariston kokoonpano vaikuttavat kilpailun osallistujamäärään ja tasoon. Ilman aitoa vuorovaikutusta suunnittelijan ja asiakkaan välillä voi käydä niin, että osallistuja keskittyy muotoon, eikä asiakkaan kannalta strategisesti perusteltuihin ratkaisuihin. Siksi avoimessa kilpailussa on tärkeää, että tehtävänanto on kuvattu perinpohjaisesti.

Avoimessa suunnittelukilpailussa on oltava rahapalkinto. Palkintosumma suhteutetaan tehtävään työhön. Kilpailun ensimmäinen palkinto on yleensä määrältään saman verran kuin toinen ja kolmas palkinto yhteensä (esim. ensimmäinen palkinto 50%, toinen 35% ja kolmas 15%). Kun suunnittelija on valittu, työstä tehdään sopimus, jonka jälkeen suunnittelu ja toteutus voi alkaa.